La production de rapports en temps opportun est essentielle à la gestion de l’entreprise. Ne perdez pas de vue que plus la préparation des rapports prend de temps, plus compléter le processus prendra également du temps. Aujourd’hui, la technologie informatique permet de déterminer avec précision l’état financier de l’entreprise.
La première grande séance se focalisant sur la CCIF et ayant lieu lors de la deuxième journée du congrès national de l’AIA à Toronto, en mars dernier, est allée directement au cœur des activités de chaque atelier, aux prises avec le casse-tête financier. Jim Bethune, de Bethune Consulting, s’est appuyé sur son expérience directe, expliquant qu’il n’y a pas de substitut à la rationalisation des processus, à la réduction des coûts et à l’exploitation des technologies de l’information pour augmenter la rentabilité.
« La technologie va vous aider à compter vos cents. Si vous ne comptez pas les cents, vous ne verrez pas les dollars », explique Bethune avec enthousiasme.
Votre budget constitue votre feuille de route. Ensuite, comparez les ventes quotidiennes à vos objectifs et à votre plan budgétaire. Analysez mensuellement les états financiers incluant les indicateurs clés de performance (KPI). Ne perdez pas de temps; finalisez vos ventes avant le 4e jour, évaluez l’analyse de la marge brute le 10e jour de chaque mois. Les comptes débiteurs représentent des flux de trésorerie. M. Bethune souligne que les flux de trésorerie sont l’élément vital de l’entreprise. Connaître vos chiffres améliorera les résultats.
M. Bethune a averti les gestionnaires d’utiliser les technologies de l’information pour s’assurer de savoir immédiatement comment se porte votre entreprise. Éliminez le papier… cela coûte de l’argent; éliminez les frappes au clavier pour être efficace; faites une réconciliation quotidienne. M. Bethune recommande de passer au nuage plutôt qu’à un serveur pour éviter les problèmes d’accès à l’information.
Il a également énuméré certaines zones très immédiates à contrôler pour « chercher des cents ». Éliminez les chèques en payant les fournisseurs par voie électronique. Surveillez et réduisez dans la mesure du possible les dépenses par carte de crédit. Demandez des tarifs plus bas.
Un énorme poste de dépenses perdues est les pièces et le retour des pièces. « Vous ne pouvez pas vous permettre de perdre des pièces », note-t-il. Assurez-vous d’obtenir vos crédits et soyez très prudent, sans quoi vos marges seront grandement réduites.
En vous engageant dans un processus où les rapports sont faits immédiatement et les analyses sont faites régulièrement, vous améliorerez vos résultats. Le développement de la discipline, des outils et des systèmes est vital. Continuez à apprendre et à vous améliorer… connaître vos chiffres améliorera votre performance financière.
